Όπως έχουμε αναφέρει, υπάρχει η δυνατότητα εγγραφής μαθητών στο Clonlara School στις τάξεις από το νηπιαγωγείο έως την δευτέρα γυμνασίου, με έλληνα σύμβουλο σπουδών, από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου.
Στο τέλος κάθε εξαμήνου ο ενήλικας που έχει αναλάβει την εκπαίδευση του μαθητή συντάσσει μία αναφορά του προγράμματος που ακολούθησε, των υλικών που χρησιμοποιήθηκαν, των δραστηριοτήτων και των εκπαιδευτικών επισκέψεων που έλαβαν χώρα, καθώς και τι τελικά αποκόμισε ο μαθητής από την μαθητική εμπειρία του (γνώσεις που κατέκτησε, ικανότητες που ανέπτυξε, δεξιότητες που καλλιέργησε).
Παρόλο που η λέξη σημαίνει "κοινά", στην αναφορά του μαθητή έχει πρόσβαση μόνο ο ίδιος ο μαθητής, οι γονείς του και ο σύβουλος σπουδών. Ο καθένας με τον δικό του μυστικό κωδικό.
Στο τέλος κάθε εξαμήνου ο ενήλικας που έχει αναλάβει την εκπαίδευση του μαθητή συντάσσει μία αναφορά του προγράμματος που ακολούθησε, των υλικών που χρησιμοποιήθηκαν, των δραστηριοτήτων και των εκπαιδευτικών επισκέψεων που έλαβαν χώρα, καθώς και τι τελικά αποκόμισε ο μαθητής από την μαθητική εμπειρία του (γνώσεις που κατέκτησε, ικανότητες που ανέπτυξε, δεξιότητες που καλλιέργησε).
Η αναφορά αυτή μπορεί να έχει μορφή:
- ενός εγγράφου. Το σχολείο στέλνει στον μαθητή μία φόρμα για να συμπληρωθεί.
- ή μπορεί κατευθείαν να συμπληρώσει διαδικτυακά μία φόρμα. Η φόρμα αυτή βρίσκεται σε μία ηλεκτρονική πλατφόρμα που ονομάζεται Commons.
Παρόλο που η λέξη σημαίνει "κοινά", στην αναφορά του μαθητή έχει πρόσβαση μόνο ο ίδιος ο μαθητής, οι γονείς του και ο σύβουλος σπουδών. Ο καθένας με τον δικό του μυστικό κωδικό.
Στο δημοτικό τα στοιχεία που αναγράφονται στο προφίλ του μαθητή/γονέα/συμβουλου είναι μόνο
- το όνομα του μαθητή
- ο αριθμός μητρώου του μαθητή στο Clonlara
- σχολικό έτος και εξάμηνο στο οποίο αφορά η αναφορά
- σχολιασμός (περιγραφή) της προόδου του μαθητή για τα διάφορα πεδία μάθησης (γλώσσα, μαθηματικά, κλπ)
- το όνομα του συμβούλου και τα σχόλιά για την πρόοδο του μαθητή.
Από την τρίτη γυμνασίου (1st year of high school) που γίνονται αιτήσεις για ειδικά επίσημα έγγραφα, σε αυτά αναγράφονται επιπλέον στοιχεία , όπως το φύλο του μαθητή, ο τόπος διαμονής και το όνομα των γονέων.
Από αυτή την βάση δεδομένων αντλούνται οι πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο του μαθητή για να μπορέσουν να συνταχθούν οποιαδήποτε έγγραφα θα επιτρέψουν την άμεση μετεγγραφή του σε άλλο σχολείο, ή προαγωγή του στην επόμενη τάξη, ή αποδοχή του σε πανεπιστήμιο.
Σύμφωνα με το προεδρικό διάταγμα 79 :
ΑπάντησηΔιαγραφήΤα ηλεκτρονικά αρχεία τα οποία τηρούνται σε πληροφοριακό σύστημα του ΥΠΠΕΘ είναι τα παρακάτω:
α) στοιχεία που αφορούν τον μαθητή και τους γονείς/ κηδεμόνες: ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, τόπος - νoμός - ημερομηνία γέννησης, αριθ- μός μητρώου (για αγόρια) ή Δημοτολογίου (για κορίτσια)
ιθαγένεια, διεύθυνση κατοικίας και στοιχεία επικοινωνίας καθώς και προαιρετικά το επάγγελμα πατέρα και μητέρας,
β) στοιχεία εγγραφής, τα οποία επαναλαμβάνονται κατά την επανεγγραφή του μαθητή (τάξη, στοιχεία τίτλου εγγραφής, σχολικό έτος),
γ) στοιχεία που αφορούν την πρόοδο των μαθητών για τα δημοτικά σχολεία,
δ) στοιχεία μετεγγραφής των μαθητών.
2. Με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν τον τρόπο πρόσβασης στο πληροφοριακό σύστημα, τον τρόπο λειτουργίας αυτού, καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια για την εφαρμογή των διατάξεων του πα- ρόντος άρθρου.